zugrechnung von Tim Weber

Für Handwerk, Handel und kleine Betriebe

Ihre Rechnung bleibt,
wie sie ist.
Den Durchschlag für die Maschine legen wir hinein.

Sie schreiben Ihre Rechnung weiter genauso wie bisher — in Word, in Ihrem Warenwirtschaftsprogramm, im alten Formular. Wir legen den strukturierten Datensatz hinein, den das Gesetz verlangt. Gleiches Blatt, gleiches Logo, gleiche Schrift. Nur eben eine E-Rechnung nach ZUGFeRD.

Musterrechnung kostenlos prüfen lassen E-Rechnung lesbar machen ↗

Kein Softwarewechsel. Keine Schulung. Erste Prüfung Ihrer Rechnung kostet nichts.

Elektro Brinkmann

Meisterbetrieb · Lübecker Str. 4 · 23909 Ratzeburg

Rechnung 2026-114

Zählerschrank tauschen840,00
Fehlerstromschutzschalter210,00
Anfahrt, Kleinmaterial130,00
Summe netto1.180,00
19 % USt.224,20
Gesamt1.404,20

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.

Eine Datei. Beides drin.

Worum es geht

Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung.

Das überrascht die meisten. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931 — also XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF, so schön es aussieht, erfüllt das nicht. Auch dann nicht, wenn es digital verschickt wird.

ZUGFeRD löst das elegant: Das PDF bleibt ein PDF, das jeder Mensch lesen kann — und trägt die Rechnungsdaten zusätzlich als XML im Inneren. Ihr Kunde sieht sein gewohntes Blatt, seine Buchhaltungssoftware liest die Daten direkt ein.

Der eigentliche Grund für Eile

Große Auftraggeber — Konzerne, Kliniken, Behörden — verlangen ZUGFeRD schon heute, lange vor jeder gesetzlichen Frist. Wer nicht liefern kann, bekommt die Rechnung zurück oder wartet auf sein Geld.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Versand dauerhaft befreit — empfangen können müssen aber auch sie.

  1. seit 1. 1. 2025

    Empfangen muss jedes inländische Unternehmen können. Ohne Ausnahme, ohne Übergangsfrist.

  2. ab 1. 1. 2027

    Versenden wird Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.

  3. ab 1. 1. 2028

    Versenden wird Pflicht für alle übrigen B2B-Umsätze. Papier und PDF sind dann erledigt.

Stand der Angaben: BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung, § 14 UStG. Keine Steuerberatung — fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.

So läuft es

Drei Schritte. Danach passiert es von allein.

  1. Schritt 1

    Sie schicken uns eine alte Rechnung

    Irgendeine, die Sie schon geschrieben haben. Wir schauen uns an, wie Ihr Blatt aufgebaut ist: wo die Rechnungsnummer steht, wie Ihre Positionen aussehen, wie Sie die Steuer ausweisen.

  2. Schritt 2

    Wir richten Ihr Profil ein — einmalig

    Wir hinterlegen, wo in Ihrem Layout welche Angabe steht, und prüfen das Ergebnis gegen die Norm EN 16931. Sie bekommen eine fertige Testrechnung zurück und sagen, ob alles stimmt.

  3. Schritt 3

    Ab jetzt: PDF rein, E-Rechnung raus

    Sie laden Ihre Rechnung hoch oder schicken sie an Ihre eigene Adresse bei uns. Sekunden später liegt dieselbe Rechnung als ZUGFeRD-PDF bereit — bereit zum Versand an Ihren Kunden.

Ihr Layout bleibt unangetastet

Wir bauen Ihr Briefpapier nicht nach. Wir hängen die Daten in genau die Datei, die Sie uns geben. Logo, Schrift, Fußzeile — alles bleibt.

Geprüft, bevor Sie senden

Jede erzeugte Rechnung läuft durch die offizielle Schema- und Regelprüfung. Kommt sie nicht sauber durch, erfahren Sie es vorher — nicht Ihr Kunde.

ZUGFeRD und XRechnung

ZUGFeRD 2.x im Profil EN 16931 für Ihre Firmenkunden. Wer an Behörden liefert, bekommt zusätzlich die reine XRechnung als XML.

Keine neue Software

Nichts zu installieren, nichts umzustellen, keine Umgewöhnung im Büro. Ihr Rechnungsprogramm bleibt, wo es ist.

Ein Mensch am Telefon

Wenn etwas klemmt, rufen Sie an und sprechen mit jemandem, der Ihre Rechnung kennt. Kein Ticketsystem, keine Warteschleife.

Ihre Daten bleiben in Deutschland

Verarbeitung auf deutschen Servern, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, Löschung nach vereinbarter Frist.

Aus der Praxis

Ein Hamburger Optikhersteller liefert an einen Nutzfahrzeug­konzern.

Der Betrieb schreibt seine Rechnungen seit Jahren im eigenen System — mit Seriennummern, langen technischen Beschreibungen, mehrseitigen Positionslisten. Der Kunde verlangte ZUGFeRD. Eine neue Rechnungssoftware hätte bedeutet: Stammdaten übertragen, Artikeltexte neu erfassen, das gewohnte Blatt aufgeben.

Stattdessen läuft die Rechnung heute durch unsere Verarbeitung und kommt als ZUGFeRD-PDF wieder heraus. Mehrseitig, mit allen Positionstexten, mit demselben Briefkopf. Im Büro hat sich nichts geändert.

Platzhalter: Diesen Abschnitt bitte erst veröffentlichen, wenn eine Referenz­freigabe des Kunden vorliegt — oder anonymisiert lassen wie hier.

Wir wollten unser Rechnungsformular nicht aufgeben. Mussten wir auch nicht.

Platzhalter für ein Kundenzitat

Preise

Einmal einrichten, dann monatlich nutzen.

Testen Sie 14 Tage unbegrenzt. Wir fragen dabei keine Zahlungsdaten ab, und es läuft nichts automatisch weiter.

Kostenlos

0 €

dauerhaft, ohne Kündigung

  • 3 Rechnungen im Monat
  • ZUGFeRD 2.x, Profil EN 16931
  • Prüfung nach EN 16931 zu jeder Rechnung
  • E-Rechnungen lesbar machen
  • Layout wird neu aufgebaut
Konto anlegen

Für die meisten Betriebe

Basis

9,90 € / Monat

oder 99 € im Jahr – zwei Monate geschenkt

  • 50 Rechnungen im Monat
  • Ihr Layout bleibt erhalten
  • Absenderdaten hinterlegt – kein Abtippen
  • Rechnung per Post oder E-Mail
  • Support per E-Mail
14 Tage kostenlos testen

Pro

19,90 € / Monat

für Betriebe mit vielen Rechnungen

  • unbegrenzte Rechnungsmenge
  • ZUGFeRD und XRechnung
  • Ihr Layout bleibt erhalten
  • Support per Telefon
  • Einrichtung Ihres Rechnungsprofils ab 349 € einmalig
Gespräch vereinbaren

Alle Preise gelten pro Betrieb. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen wir keine Umsatzsteuer aus – der genannte Betrag ist der, den Sie zahlen. Abrechnung auf Rechnung, monatlich kündbar, keine Zahlungsdaten nötig. Das Angebot richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB.

Häufige Fragen

Was Betriebe uns am häufigsten fragen

Muss ich mein Rechnungsprogramm wechseln?

Nein. Genau das ist der Punkt. Sie schreiben Ihre Rechnung wie immer und geben uns das fertige PDF. Was danach passiert, merken Sie in Ihrem Büroalltag nicht.

Sieht meine Rechnung danach noch aus wie vorher?

Ja. Wir bauen Ihr Layout nicht nach, sondern legen die Daten in Ihre eigene Datei. Logo, Schriftart, Fußzeile, Bankverbindung — alles bleibt exakt so, wie Sie es kennen.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Beide erfüllen dieselbe europäische Norm. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die kein Mensch lesen will — üblich bei Behörden. ZUGFeRD ist ein PDF mit dieser XML-Datei im Inneren: lesbar für Menschen, verwertbar für Maschinen. Für die meisten Betriebe ist ZUGFeRD die bessere Wahl.

Ich bin Kleinunternehmer. Betrifft mich das überhaupt?

Vom Versand sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft befreit. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber trotzdem — das gilt schon seit 2025. Und wenn ein großer Auftraggeber ZUGFeRD verlangt, hilft die Befreiung Ihnen nicht weiter.

Was passiert mit meinen Rechnungsdaten?

Sie werden auf Servern in Deutschland verarbeitet, ausschließlich zum Erzeugen Ihrer E-Rechnung. Wir schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und löschen die Dateien nach der vereinbarten Frist. Ihre gesetzliche Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen — wir sind kein Archiv.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Bei einem gewöhnlichen Rechnungslayout in der Regel wenige Werktage. Bei mehrseitigen Rechnungen mit langen Positionstexten oder Seriennummern kann es etwas länger dauern — das sagen wir Ihnen aber vorher, nachdem wir Ihre Musterrechnung gesehen haben.

Und wenn eine Rechnung nicht sauber durchläuft?

Dann bekommen Sie sie nicht freigegeben, sondern mit einem Hinweis zurück, was fehlt. Eine fehlerhafte E-Rechnung soll bei Ihnen scheitern, nicht bei Ihrem Kunden.

Kann ich erst einmal nur eine E-Rechnung ansehen?

Ja. Auf unserem kostenlosen Leseprogramm können Sie eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei kostenlos hochladen und lesbar machen lassen. Das ist ein guter erster Schritt, wenn Ihnen ein Kunde gerade die erste E-Rechnung geschickt hat.

Kostenlose Erstprüfung

Schicken Sie uns eine Rechnung, die Sie schon geschrieben haben.

Wir sehen uns Ihr Layout an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wie gut sich daraus eine E-Rechnung erzeugen lässt — und was es kosten würde. Ohne Verpflichtung, ohne Vertreterbesuch.

  • Antwort innerhalb von zwei Werktagen
  • Sie bekommen eine echte Testrechnung zurück, keine Broschüre
  • Schwärzen Sie ruhig vorher, was uns nichts angeht

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